Jutta Sauer - Seminare und Coaching

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Chef- und Managementassistenz

Seminare


Professionelle Chefassistenz - perfekte Organisation
Zielgruppe:	Sekretärinnen und Assistentinnen
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Gruppenarbeiten, Diskussion, Rollenspiele
Nutzen:	Hinter einer erfolgreichen Führungskraft steht oft eine kompetente Assistentin, die zielorientiert zuarbeitet und als rechte Hand fungiert. Damit Sie Ihren Chef in Zukunft noch effektiver und effizienter entlasten können, ist es wichtig, dass Ihre Aufgaben, Ihre Kompetenzen und Ihre Verantwortung klar definiert und kommuniziert werden. Nur so können Sie weitgehend selbstständig arbeiten und Ihre Führungskraft wirklich entlasten. In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie Ihrem Chef den Rücken noch besser frei halten können, damit er sich auf seine Fach- und Führungsaufgaben konzentrieren kann. Sie lernen eine Vielzahl von Techniken und Ansatzpunkten kennen, die es Ihnen ermöglichen die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef weiter zu optimieren und ihn in Zukunft noch besser zu unterstützen.

Seminarinhalte:

1. Chef und Assistentin – ein starkes Team

Welche Erwartungen kann Ihr Chef an seine Assistentin stellen?
Voraussetzungen vor eine optimale Zusammenarbeit
Die Assistentin als Frühwarnsystem und Prioritätenmanagerin der Führungskraft

2. Im Auftrag des Chefs delegieren

Welche Fehler werden beim Delegieren von Aufgaben häufig gemacht und wie können Sie sie vermeiden?
Aufgaben kompetent verteilen, gezielt koordinieren und Ergebnisse termingerecht einfordern
Umgang mit Widerständen – so erreichen Sie Akzeptanz
Was tun, wenn das Ergebnis nicht perfekt ist? Motivation durch konstruktives Feedback

3. Rationalisierungs- und Verbesserungspotenziale am Arbeitsplatz erkennen

Qualitätsmanagement im Office
Die Assistentin als Koordinatorin: Steigerung von Effektivität und Effizienz im Team
Servicecenter Sekretariat: So steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer internen und externen Kunden?

4. Praxistipps zur effektiven Chefentlastung von A – Z

Von A wie Ablage über
B wie Besprechungen organisieren
S wie Schreibtischorganisation und
T wie Terminmanagement bis
V wie Veranstaltungen organisieren und
Z wie Zuhören

5. Selbstständig arbeiten

Der Delegationsbereich der Assistentin
Aufgaben definieren – Kompetenzen festlegen - Verantwortung übernehmen

6. Transparenz im Chefsekretariat

So erstellen Sie Ihr individuelles Office-Handbuch!

7. Erfahrungsaustausch und Diskussion von Fragen der Teilnehmerinnen


Imagefaktor schriftliche Kommunikation - So treten Sie professionell nach außen auf
Zielgruppe:	Alle Mitarbeiter(innen), die schriftlich kommunizieren
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Lehrgespräche, Einzelübungen, Gruppenübungen
Nutzen:	Fast jeder Mitarbeiter verfügt heute über einen eigenen PC und verfasst Schriftstücke an interne und externe Adressaten. Doch sind diese Schreiben auch immer kurz, prägnant und freundlich formuliert? In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie Ihre Briefe, Faxe, E-Mails und internen Memos zielsicher formulieren und welche alten Zöpfe Sie abschneiden sollten!
	Das Motto des Seminars: Von der guten zur besseren Korrespondenz!

Seminarinhalte:

1. Die Korrespondenz als Imagefaktor des Unternehmens

Übereinstimmung zwischen Korrespondenz und Corporate Identity
Schriftliche Kommunikation und Corporate Culture

2. Layout und Briefgestaltung (DIN 5008 und DIN 676)

Anschrift und Anrede
Vom Betreff bis zum Postskriptum
Kennen Sie die korrekten Schreibungen? Welche Kardinalfehler Sie unbedingt vermeiden sollten!

3. Der moderne Schreibstil

Was hat sich geändert und warum?
Ökonomisch, verständlich und ansprechend formulieren
Nie mehr Schachtelsätze!
Auf welche Uraltfloskeln und alten Zöpfe sollten Sie verzichten?
Welche Füllwörter und Doppelformulierungen sollten Sie vermeiden?
Der Unterschied zwischen Schrift- und Umgangssprache

4. Psychologie im Schriftverkehr

Der gelungene Briefbeginn: Wie Sie das Interesse des Lesers wecken!
Das Briefende: Der letzte Eindruck bleibt haften!
Positive Ausdrucksweise - positive Gedanken
Negative Ausdrucksweise - negative Gedanken
Empfängerorientiert formulieren in der „SIE“-Form
Verzichten Sie auf belehrende, drohende, vorwurfsvolle, ironische oder gönnerhafte Formulierungen.

5. Grammatikfallen

Meiden Sie missverständliche Partizipien
Aktivsätze statt Passivsätze
Falsch gebrauchte Superlative

6. Schwieriger Schriftverkehr - leicht gemacht

Absagen schreiben, kein Problem!
Reklamationen und Beschwerden kundenorientiert beantworten
Bestimmt, aber freundlich mahnen

7. Trendmedium E-Mail

Professionelle Kommunikation per E-Mail
Formale und inhaltliche Gestaltung der elekronischen Post
„Netiquette“


Erfolgsfaktor Zeit- und Selbstmanagement
Zielgruppe:	Alle Mitarbeiter, die ihren Arbeitsstil überdenken und in Zukunft noch effektiver arbeiten möchten!
Dauer	1 Tag
Methoden:	Gruppenarbeiten, Einzelarbeiten, Lehrgespräche und Diskussion
Nutzen:	Managen Sie sich selbst oder werden Sie gemanagt? Bringen Kollegen, die ganz plötzlich Hilfe brauchen, manchmal Ihre ganze Planung durcheinander? Haben Sie oft nicht den Mut NEIN zu sagen, auch wenn dies angebracht ist? Behalten Sie einen kühlen Kopf, auch wenn es einmal hektisch wird?
	Haben Sie oft das Gefühl, dass die Zeit Sie überholt? Lernen Sie, wie Sie auf der Überholspur bleiben und gewinnen Sie Zeitsouveränität. In diesem Intensivseminar erfahren Sie, wo Sie sich selbst im Weg stehen und was Sie konkret tun können, um sich selbst und Ihre Zeit optimal in den Griff zu bekommen.

Seminarinhalte:

1. Erst Selbstmanagement, dann Zeitmanagement!

Selbststeuerung statt Fremdsteuerung
Kampf der Aufschieberitis
Wie gehen Sie mit Eile, Hast und Hektik um?
Vom Perfektionismus zur Perfektion
NEIN sagen kann jeder lernen!

2. Ganzheitliches Zeitmanagement

Balance finden, Balance halten
Ziele setzen und erreichen
Planung statt Krisenmanagement (ALPEN-Methode)
So werden Sie zum Prioritätenmanager (Pareto-Prinzip)
Effektiv und effizient delegieren


Sicher und souverän auftreten, zielsicher argumentieren
Zielgruppe:	Assistentinnen und Mitarbeiter(innen), die sich selbst und andere Menschen besser verstehen sowie ergebnisorientiertere Gespräche führen möchten
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Gruppenarbeiten, Rollenspiele, Videoanalyse
Nutzen:	Es reicht nicht, gute Ideen zu haben! Fassen Sie Ihre Ideen in Worte, finden Sie stichhaltige Argumente und gewinnen Sie Ihre Gesprächspartner für die Umsetzung Ihrer Vorschläge In diesem Training erfahren Sie, wie Sie sich auf schwierige Gespräche effizient vorbereiten, wie Sie Ihren Standpunkt sicher und souverän vertreten. Sie lernen, wie Sie mit Einwänden, Widerständen und schwierigen Gesprächspartnern besser umgehen können. Sie trainieren die konstruktive Gesprächsführung und sind nach diesem Seminar auch in der Lage Kritik und Feedback zu geben, ohne zu verletzen.
	Gute Menschenkenntnis und Kommunikationsfähigkeit sind zwei wichtige Kernkompetenzen für Ihren persönlichen Erfolg. Kommunikation ist ein Abenteuer und eine Herausforderung zugleich! Freuen Sie sich auf ein Praxisseminar mit vielen Tipps, die Sie sofort umsetzen können.

Seminarinhalte:

1. Kommunikation im Team

Professionelle Kommunikation als wichtigste Voraussetzung für gute Zusammenarbeit

2. Missverständnisse vermeiden und zielorientiert kommunizieren

Zielorientierte Ausdrucksweise – so bringen Sie Ihre Wünsche höflich und wertschätzend auf den Punkt
Steigern Sie Ihre Ausstrahlung durch positive Körpersprache und Ausdrucksweise
So kommunizieren Sie auf der gleichen Wellenlänge und werden besser verstanden
Missverständnisse vermeiden durch bessere Menschenkenntnis

3. So treten Sie sicher auf und vertreten Ihren Standpunkt

Sie haben eine gute Idee! Wie verkaufen Sie diese wirkungsvoll und überzeugen Ihren Gesprächspartner?
Nutzen Sie den Gesprächsbeginn, um gezielt Interesse zu wecken.
Stärken Sie Ihre Durchsetzungskraft durch stichhaltige Argumente!
Gewinnen Sie Sympathie durch positive Sprache und Ausstrahlung.
Wer fragt, der führt. Wie setzen Sie verschiedene Fragetechniken zielorientiert ein?
Erlernen Sie die Kunst des aktiven Zuhörens

4. Schwierige Situationen im Gespräch mit Fingerspitzengefühl meistern

Wie führen Sie aggressive Gesprächspartner auf die Sachebene zurück?
Umgang mit Killerphrasen und unfairer Dialektik
Feedback-Techniken
Das 1x1 der konstruktiven Kritik

5. Fälle aus der Praxis für die Praxis


Chefassistenz im Doppelsekretariat
Zielgruppe:	Sekretariat, die im Doppelsekretariat Job-Sharing machen
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Gruppenarbeiten, Rollenspiele
Nutzen:	Wenn zwei Assistentinnen sich ein Sekretariat teilen, dann müssen beide an einem Strang ziehen, einheitliche Arbeitstechniken entwickeln und Informationen fließen lassen. Nur so ist eine reibungslose Zusammenarbeit und effektive Entlastung der Führungskraft oder des Teams möglich. In diesem Seminar erfahren die Teilnehmer/innen, wie sie sich gemeinsam optimal organisieren und so einen reibungslosen Tagesablauf sicherstellen.

Seminarinhalte:

1. Erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Was macht ein starkes Doppelsekretariat aus?
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereich des Doppelsekretariats festlegen und dokumentieren

2. So organisieren Sie gemeinsam Ihr Büro

Abläufe systematisieren, standardisieren und im Office-Handbuch dokumentieren
Checklisten einführen und so gemeinsam Überblick haben und behalten
Gemeinsam die Zeit managen: einheitliche Vorgehensweisen bei Planung und Prioritätensetzung
Mehr Transparenz durch das Prinzip des leeren Schreibtischs

3. Aktiv kommunizieren und Informationen fließen lassen

Die 5 Ws - Informationen untereinander und mit dem Chef austauschen
Wie behalten Sie gemeinsam den Überblick über an Mitarbeiter delegierte Aufgaben

4. Fälle aus der Praxis für die Praxis


Rhetorik und Präsentationstechniken – sicherer Auftritt mit überzeugender Wirkung
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Sprech- und Redeübungen, Gruppendiskussionen, Rollenspiele, Videoanalyse
Nutzen:	Sind Sie in der Lage in Besprechungen oder vor einer Gruppe überzeugend und sicher zu sprechen? Erfahren Sie, durch welche Übungen Sie Ihre Überzeugungkraft, Ihren professionellen Auftritt, Ihre Aussprache, Ihre Betonung und Sprechtechnik verbessern können. Erkennen Sie Ihre Wirkung auf andere und steigern Sie Ihre eigene Sicherheit sowohl im Gespräch als auch vor Publikum. Sie lernen, Ihre Ideen und Vorschläge überzeugend und motivierend vorzutragen. Sie üben frei und sicher zu sprechen und verbessern durch qualifiziertes Feedback Ihren Auftritt. Sie verstärken Ihre Überzeugungskraft durch den richtigen Einsatz von rhetorischen Mitteln, Stimme, Körperhaltung, Gestik und Mimik. Sie entfalten mehr Selbstsicherheit und Selbstbewusstsein, die beste Voraussetzung für beruflichen Erfolg.

Seminarinhalte:

1. Grundlagen der Rhetorik

Die Kunst des erfolgreichen Sprechens
Wie Sie trotz Aufregung überzeugend wirken
Blackouts – und was Sie dagegen unternehmen können
Sprache und Stimme - Spiegel der Persönlichkeit?
Sprechtechnik: Aussprache, Pausen, Betonung
Richtige Atmung: Stimmklang, Artikulation, Resonanz
Redeangst, Hemmungen, Lampenfieber

2. Was Sie über Körpersprache wissen sollten!

Wie überzeugen Sie durch Ihre Körpersprache?
Körpersprachliche Signale erkennen und lesen
Souverän auftreten - Mimik, Gestik, Haltung

3. Erfolgreich präsentieren - so begeistern Sie Ihr Publikum

Allgemeine und spezielle Vorbereitung einer Präsentation
Das Thema vorbereiten: Von der Zielbestimmung zum Stichwortkonzept
Wie Sie Ihren Standpunkt durch die Fünfsatztechnik zielgerichtet darlegen
So finden Sie eine Einleitung, die das Interesse Ihrer Zuhörer weckt!
Rhetorische Mittel gekonnt einsetzen
Bewegen Sie die fünf Sinneskanäle Ihres Publikums

4. Moderation von Gruppen

Umgang mit Störern und Unterbrechern
Umgang mit unfairer Dialektik


Professionell telefonieren
Zielgruppe:	Alle Mitarbeiter, die das Unternehmen telefonisch repräsentieren
Dauer	1 Tag
Methoden:	Gruppenarbeiten, Rollenspiele mit und ohne Video, Kurzvorträge, Diskussionen
Nutzen:	Das Telefon ist eines der bedeutendsten Kommunikationsmedien und trägt zum Image und Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich bei. Die Art und Weise wie sich die „Stimme am Telefon" meldet, zuhört und Kompetenz zeigt, prägt nachdrücklich das Geschäftsklima.

Seminarinhalte:

1. Die Bedeutung des Telefons

Das Telefon als Visitenkarte
Servicequalität überzeugt!

2. Telefonsünden, die unseren Kunden Nerven und Geduld kosten!

Welche Todsünden Sie am Telefon vermeiden sollten!
Welche Verhaltensweisen nehmen unsere Kunden übel?

3. Wie wirken Sie am Telefon überzeugend und kompetent?

Korrektes Melden, freundliches Begrüßen
Positive Ausdrucksweise - positive Ergebnisse!
Wie wirken Sie aktiver und zuvorkommender?
Welche Füllwörter und Floskeln sollten Sie meiden?
Telefonjargon vermeiden

4. Rhetorik auch am Telefon - oder das Telefonieren mit dem optisch unsichtbaren Partner

Mimik, Gestik und Körperhaltung
Ein Lächeln kostet nichts!
Eine Stimme, die nicht stimmt, verstimmt!
Wie verbessern Sie Ihre Sprechtechnik?

5. Partnerorientierte Gespräche am Telefon

Wie gut können Sie zuhören?
Wie setzen Sie Fragen gezielt zur Gesprächsführung ein?

6. Reklamationen aufnehmen

Wie nehmen Sie aggressiven Leuten den Wind aus den Segeln?
Checkliste: Reklamationsmanagement
Telefonische Bearbeitung von schriftlichen Reklamationen

7. Schlechte Nachrichten überbringen

Checkliste: Negativmeldungen gekonnt überbringen

8. Organisation ist alles - das gilt auch für das Telefonieren!

Effektive Vorbereitung ist der halbe Erfolg!
Nachbereitung des Telefongesprächs
Vollständige Telefonnotizen sind wichtig!
Wie Sie gezielter weiterverbinden!


Business-Etikette
Zielgruppe:	Alle interessierten Mitarbeiter
Dauer	1 Tag
Methoden:	Kurzvorträge, Lehrgespräche, Einzelübungen, Diskussion
Nutzen:	Wenn sie im Beruf sicher und souverän auftreten möchten, brauchen Sie mehr als fachliches Wissen. Sichern Sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile durch soziale und persönliche Kompetenz. Trainieren Sie Ihren sicheren Auftritt im Umgang mit Geschäftspartnern! In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie sich in den unterschiedlichsten Situationen richtig verhalten und wie Sie sich auf auf schwierigem Parkett sicher bewegen. Nehmen Sie teil an einem Streifzug durch die Regeln des guten Benimms! Es macht Spaß und lohnt sich.

Seminarinhalte:

1. Ihr professioneller Auftritt im geschäftlichen Bereich

Etikette und Manieren, was ist das überhaupt?
Manieren und Unternehmensimage
Umgangsformen und Corporate Culture
Political Correctness – Ausdrucksweise und Fingerspitzengefühl
Emotionale Intelligenz
Etikette im beruflichen Alltag: Visitenkarten, E-Mails und Telefon
Streifzug durch die Business-Etikette von A bis Z

2. Besucher empfangen und betreuen

Wer gibt wem die Hand?
Vorstellen und bekannt machen
Anreden und Titel
Grüßen und begrüßen
Small Talk: Welche Themen sind angemessen?
Distanzzonen
Die Pflichten des Gastgebers
Die Pflichten des Gastes

3. Tischsitten und Esskultur – Vom Buffet bis zum Galadinner!

Service und Besteckfolge
Der sichere Umgang mit Gläsern, Brottellern, Servietten etc.
Konversation mit Gästen
Sicher auftreten auch in 5-Sterne-Hotels und Restaurants der gehobenen Kategorie
So vermeiden Sie die häufigsten Fettnäpfchen!
4. Business Outfit für SIE und IHN
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance
Kleider machen Leute
Business Garderobe – worauf sollten Sie achten?
So bauen Sie sich eine angemessene Grundgarderobe auf!


Beziehungsmanagement
Zielgruppe:	Sekretärinnen/Assistentinnen
Dauer	2 Tage
Methoden:	Kurzvorträge, Gruppenarbeiten, Rollenspiele, Persolog-Verhaltensprofil
Nutzen:	Sie haben mit vielen verschiedenen Menschentypen zu tun und möchten mehr darüber erfahren, weshalb Menschen in bestimmten Situationen manchmal anders reagieren als Sie es erwartet haben. Sie möchten mit dieser Andersartigkeit besser umgehen, Sie möchten sich schnell und effektiv auf andere Menschen einstellen können, um mit diesen Ergebnisse zu erzielen. In diesem Seminar lernen Sie die verschiedenen Menschentypen, ihre Beweggründe und Handlungsmotive, ihre Stärken und Schwächen kennen. So können Sie Ihre Beziehung zu anderen Menschen verbessern und effektiver mit diesen zusammenarbeiten und kommunizieren.

Thema 1: Das Persolog-Verhaltensprofil: Verbessern Sie Ihre Menschenkenntnis und lernen Sie sich auch selbst besser kennen!

Das Persolog-Verhaltensprofil ist kein Test, sondern ein wissenschaftlich erprobtes System, um sich selbst und andere besser zu verstehen. Weltweit wurde das Persolog-Profil von über 30 Millionen Anwendern erfolgreich eingesetzt.

Ihr Nutzen:

Persönlichkeit: Erstellen Sie Ihr eigenes Verhaltensprofil und erkennen Sie Ihre persönlichen Stärken und Potenziale!
Beziehungsmanagement: Entdecken Sie die Persönlichkeit Ihrer Geschäftspartner und Kollegen
Teamarbeit: Optimieren Sie Ihre Strategien für die Zusammenarbeit mit anderen Persönlichkeitstypen
Organisation: Analysieren Sie Ihren Arbeitsstil und gewinnen Sie Erkenntnisse für Ihr Selbstmanagement

Thema 2: So verbessern Sie Ihre Kommunikation durch NLP

Menschen werden geprägt, d. h. programmiert durch ihre Sozialisation. Sie entwickeln unterschiedliche Glaubenssätze, Wertesystem und benutzen unterschiedliche Strategien, um zu kommunizieren, zu arbeiten und zu leben. Lernen Sie diese Unterschiedlichkeiten kennen und Sie können sich in Ihr Gegenüber besser hineinversetzen, So haben Sie die Möglichkeit, Ihr Gegenüber in Zukunft mit anderen Augen betrachen und besser verstehen. Erfahren Sie mehr über diese Unterschiedlichkeiten und wie Sie noch besser mit Menschen kommunizieren, die ganz anders sind als Sie. Lernen Sie Ihre eigenen Metaprogramme kennen und erfahren Sie außerdem, auf welchen Sinneskanälen Sie sich bevorzugt bewegen. Kommen Sie durch mehr Flexibilität auf die Wellenlänge Ihres Gegenübers.

Ihr Nutzen:

Welche Wahrnehmungs- und Kommunikationskanäle nutzen Menschen?
Wie lernen Sie am besten und schnellsten?
Kommunizieren Sie eher emotional oder sachorientiert?
Nach welchen Gesichtspunkten treffen Sie Entscheidungen?
Wie verhalten Sie sich in Belastungssituationen?
Wie gehen Sie vor, um Ihre Ziele zu erreichen?
Sind Sie proaktiv oder eher reaktiv?
Arbeiten Sie detail- oder überblicksorientiert?
Wie werden Sie motiviert und wie motivieren Sie sich selbst?